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その会議、結局何も決まらずに時間だけが過ぎていませんか？
梅木 今回は会議です。結局何も決まらない会議とかですね、不毛な会議っていうのがよくあるんですけども、自分が主体になってるときって意外と気づかなかったりするんですよね。そこで今日は会議の整理とかですね、効果的な会議について塾長に教えていただければと思っております。まず、会議によってどんな損失が出てしまうのか、良くない会議ってどんな影響があるのかということについて、塾長からよろしくお願いいたします。
首藤 まずは、もう時間の無駄ですよね。10人が1時間会議やっていれば、10時間使っているのと同じなわけですし、どちらかというと意思決定に近い人たちが会議しているわけですから、時給が3,000円、4,000円、5,000円、もしくは時給1万円の方も参加されてらっしゃる。それを定期的に毎月10人で1時間の会議をやって、何のプロダクトアウトもない。そういうことであれば非常な損失が出ているというふうに考えてもいいかなというふうに思ってます。
梅木 そうですよね。やっぱり現場のスタッフというよりも、実際時給の高い方々が10時間分を使っていると。それが1ヶ月に一回なのか、1ヶ月に2回なのか、年間通したらというようなところになってきます。なぜこれが起こっているのかという、この構造のところですね、その点についてはいかがでしょうか。
首藤 そもそもですね、会社で仕事をしていく上でいろんなことを学ぶと思うんですね。例えばマナー講習から始まったり、文章の書き方であったりだとか、営業の仕方である、商品知識だとか、いろんな勉強があると思うんですけど、実は会議を勉強するってあんまりないんですよね。何かとりあえず参加していてですね、何かとりあえずリーダーになって、何かやってるうちに、自分が会議を主催していたりとか言うような形になっている。実は会議の目的であるとか、会議のやり方だとか、そういうことを知らぬ間に進んでいって、実は何のためにこの会議があるのかということ自体を何も考えずに進んでいるというところが一番構造的な問題なのかなと思います。
ですから、まず、この会議は何のためにやっているのかということをまず自問自答すること、また、会議の参加メンバーがしっかり考えることにおいて、何が必要であって、何が不要なのかということに進んでいくのかなというふうに考えます。
梅木 会議の目的がそもそも重要だということですね。この会議の目的を考える上で、もし例えばグループがあるとかですね、考え方としてフレームワークがあるといったことがあれば教えていただければと思います。
首藤 会議というとですね、一番高尚なっておかしいかもしれませんけども、一応は決めることですね。そこで意思を決定する。例えば意思の決定でも代表取締役が決めるっていうことでも全然構わないんですけど、やっぱりその役員会で代表取締役がこういうふうにするんだというところをきちんと説明する、もしくはそこに反対意見があるのであれば反対意見を言う。反対意見を言っても、代表取締役がすると決めたら、それをするのが会議に参加しているという意味ですから、まず決めるという機能ですね。
それから、役員会、株式会社の取締役会で毎月やらなきゃいけないというふうに商法に決まってるわけですけど、それは基本的には毎月毎月の数字をきちんと確認しましょうね、数字を追いかけてやってますかっていうようなことをやってるわけであって、まず数字を追いかけていく。
最後は共有ですね。これ、いつまでにこういうことであるから、みんなに知らせておいてねとかですね、今期は◯周年なので、こういうようなイベントをやりたいと思ってるから、皆さんから意見を出してもらってねと、こういうような周知、この3つですね。決める、進捗を確認する、それから皆が共有するという、この3つの機能をどのように1つの会議で作るのか、もしくは1つの会議は1個の役割だけというふうにしてしまうのか、それぞれ考えられるということだと思っています。
梅木 決める、進捗を追う、そして共有する、この3つで会議を分類していくと非常に分かりやすいですね。最後になんですけども、やはり会議は決めただけではなくて、実行、会議が終わった後の経営の活動に活かされないと意味がないと思っているんですが、行動につなげるための会議の締め方であったり、終わり方という点についてはいかがでしょうか。
首藤 結局、いつ、誰が何をするかということをはっきりさせることで、会議中に多分お互いがなんとなくは認識してるんですけれども、そこがもうなんとなく、特に社長と幹部の間にズレがあったり、幹部と経営の中間管理職の中にズレがあったりするのでですね、最終会議の終わる前ですね、最終のところでは今日のプロダクトっていうようなところの時間をきちんととって、ToDoですね、いつ誰が何をするのか、いつまでにどういうことが結果として出てくるのかということをおさらいのために、どこかに板書をするなりですね、コンピュータを使ってやるのであれば、コンピュータで議事録を書いたところにToDoリストが出てくるなり、またそのToDoリストに基づいて各自が自分のカレンダーにToDoリストをちゃんと転記するような仕組みを作ったりこの辺はもうどうとでもやり方あると思うんですけれども、結論的に言うと、会議の最後には誰々が何をするっていうこと、会議内で出てきたToDoをもう1回確認して、ちゃんとプロダクトアウトする形を明示した中で、その会議が終わるということが非常に重要なポイントだと思いますし、まあ変な話誰でもできることなんで、これせずに会議終わったら何が何をやってたかわかんないですよねというふうに言われても仕方ないのかなというふうに考えます。
梅木 今日は会議として、まずそもそもの目的を作るということ、そして会議の終わりにはToDoを、いつ、誰がというふうに実行まで落とすと、これによって会議が極めて効果的になるんだよなということがわかりました。